Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử ký rồi có sửa được không?

Hoá đơn điện tử ký rồi có sửa được không là câu hỏi phổ biến từ doanh nghiệp và cá nhân trong kinh doanh. Sai sót hoặc điều chỉnh thông tin là không thể tránh khỏi. Hãy cùng tìm hiểu quy định pháp lý để xử lý hiệu quả!

Hóa đơn điện tử ký rồi có sửa được không? Căn cứ pháp lý của việc xử lý hoá đơn điện tử ký sai

Để trả lời câu hỏi “Hóa đơn điện tử ký rồi có sửa được không?”, căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) ký sai được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý hóa đơn và xử lý sai sót, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của doanh nghiệp trong việc khắc phục lỗi trước khi nộp tờ khai thuế.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn cách xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định về thông báo và điều chỉnh.

Lưu ý rằng, mọi quyết định chỉnh sửa hoá đơn đều phải đảm bảo tuân thủ quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và thông báo kịp thời cho cơ quan thuế biết để xử lý theo đúng quy định.

Căn cứ pháp lý của việc xử lý hoá đơn điện tử ký sai

Hoá đơn điện tử ký rồi có sửa được không? Giải đáp chi tiết

Theo quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử, việc hóa đơn điện tử ký rồi có sửa được không phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là các tình huống thường gặp cùng hướng dẫn xử lý chi tiết:

Hóa đơn điện tử sai đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Hủy hóa đơn điện tử sai sót ngay lập tức.

• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế với thông tin chính xác.

• Trước hạn kê khai thuế GTGT, nộp Thông báo điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử sai đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử sai đã gửi cho người mua (Có mã/không có mã của cơ quan thuế)

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng có lỗi, doanh nghiệp cần:

• Thông báo cho người mua về sai sót.

• Gửi Thông báo điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.

• Trường hợp hóa đơn không có mã và dữ liệu chưa gửi đến cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần thỏa thuận với người mua để điều chỉnh.

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng có mã/không có mã của cơ quan thuế sai sót

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa…)

Đối với các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa, có hai phương án xử lý:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…” và thực hiện điều chỉnh tăng (+) hoặc giảm (-) theo quy định.

• Lập hóa đơn thay thế: Ghi chú “Thay thế cho hóa đơn số…” và phát hành hóa đơn mới.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót thông tin quan trọng

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót

Trường hợp cơ quan thuế là bên phát hiện ra sai sót trên hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc phát hiện rủi ro về hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-RSĐT) đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo lại sự việc bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT và tiến hành xử lý theo đúng quy trình các trường hợp trên tương ứng.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 sau khi đổi sang Thông tư 78

Đối với những hóa đơn điện tử đã được lập theo Thông tư 32 trước đây nhưng muốn chuyển sang áp dụng Thông tư 78 mới, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế bằng Thông báo điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

Tiếp đó, lập lại hóa đơn điện tử mới hoàn toàn theo đúng quy định của Thông tư 78, đồng thời xin cấp mã mới cho hóa đơn này. Cuối cùng, gửi hóa đơn mới đến người mua để thay thế hóa đơn cũ.

Để hạn chế sai sót và tối ưu hóa việc quản lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ Hóa đơn điện tử VNPT-Invoice. Đây là giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý và mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Đơn giản hóa quy trình phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn, hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng, chính xác, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.

Dịch vụ Hoá đơn điện tử VNPT- Invoice

Tóm lại, hoá đơn điện tử ký rồi có sửa được không tùy thuộc vào loại sai sót và thời điểm phát hiện. Trong quá trình thực hiện, bạn cần tham khảo các văn bản pháp lý liên quan như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để có cách xử lý chính xác và phù hợp nhất.