6 Cách quản lý hàng hóa hiệu quả

Hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận. Cùng chúng tôi tham khảo 6 Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp công việc quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn dưới đây. 

1. Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Đây là cách quản lý kho hàng hiệu quả và phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Đặc biệt với những đơn vị phân phối số lượng hàng hóa lớn như các doanh nghiệp sản xuất thì việc sử dụng Phần mềm quản lý kho sản xuất giúp họ tiết kiệm thời gian nhập liệu với độ chính xác cao hơn.

Đối với  những doanh nghiệp sở hữu kho hàng lớn với hàng trăm mã hàng hóa thì việc quản lý trên giấy tờ, excel trở nên khó khăn và mất kiểm soát. Với tình hình như vậy, đầu tư mua phần mềm quản lý kho không những là giải pháp hoàn hảo thay thế cho việc quản lý thủ công. Mà còn giúp doanh nghiệp quản lý được nhiều vấn đề hơn như nhân sự, bán hàng, dự báo được doanh thu, lợi nhuận,…..

Quản lý kho bằng phần mềm

>>>> Xem thêm: Phần mềm quản trị sản xuất – Viindoo Manufacturing

2. Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Excel là một công cụ phần mềm bảng tính phổ biến, có thể được sử dụng để quản lý hàng hóa. Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng file Excel:

• Dễ sử dụng: Excel là một công cụ phần mềm phổ biến và dễ sử dụng, ngay cả với những người không có kiến thức chuyên môn về quản lý kho hàng.

• Tự động hóa: Excel cung cấp nhiều tính năng và hàm giúp tự động hóa các tác vụ quản lý hàng hóa, chẳng hạn như tính toán số lượng tồn kho, tạo báo cáo, v.v. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý.

• Tạo báo cáo: Excel có thể được sử dụng để tạo các báo cáo khác nhau để theo dõi tình trạng hàng hóa, chẳng hạn như báo cáo tổng quan về hàng hóa, báo cáo hàng tồn kho thấp, báo cáo hàng tồn kho cao, v.v. Điều này giúp người quản lý nắm bắt được tình hình hàng hóa một cách tổng thể và kịp thời.

Phương pháp này có thể không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều mặt hàng, vì có thể khó theo dõi và quản lý hàng hóa trên một file Excel duy nhất.

3. Quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách

Phương pháp truyền thống này khá tiện lợi và dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hàng hóa xuất nhập kho cho các doanh nghiệp.

Quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách là một phương pháp truyền thống, được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc vừa. Phương pháp này có một số ưu điểm sau:

• Chi phí thấp: Quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách là một phương pháp đơn giản và không tốn kém chi phí. Doanh nghiệp chỉ cần lập các sổ sách và nhập dữ liệu thủ công.

• Dễ thực hiện: Phương pháp này dễ thực hiện, ngay cả với những người không có kiến thức chuyên môn về quản lý kho hàng. Chỉ cần nắm được các quy định về ghi chép sổ sách là có thể thực hiện được.

• Thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, có lượng hàng hóa ít và không có nhu cầu quản lý hàng hóa phức tạp.

Nhược điểm của quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách

• Bên cạnh những ưu điểm kể trên, quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách cũng có một số nhược điểm sau:

• Không linh hoạt: Phương pháp này không linh hoạt, khó đáp ứng được nhu cầu quản lý hàng hóa phức tạp của các doanh nghiệp lớn. Ví dụ, phương pháp này không thể tự động hóa các tác vụ quản lý hàng hóa, chẳng hạn như tính toán số lượng tồn kho, tạo báo cáo, v.v.

• Dễ xảy ra sai sót: Sai sót trong quá trình ghi chép có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý hàng hóa. Ví dụ, nếu nhân viên ghi chép sai số lượng tồn kho, thì doanh nghiệp có thể bị thiếu hụt hàng hóa hoặc tồn đọng hàng hóa.

4. Áp dụng phương pháp FIFO/LIFO

Phương pháp FIFO (First In First Out) và phương pháp LIFO (Last In First Out) là hai phương pháp quản lý hàng hóa phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng, cụ thể như sau:

Ưu điểm của phương pháp FIFO

• Đảm bảo chất lượng hàng hóa được xuất kho: Hàng hóa được nhập kho trước thường có chất lượng tốt hơn hàng hóa được nhập kho sau. Do đó, khi sử dụng phương pháp FIFO, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được chất lượng hàng hóa được xuất kho.

• Giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng: Hàng hóa được nhập kho trước thường có thời hạn sử dụng dài hơn hàng hóa được nhập kho sau. Do đó, khi sử dụng phương pháp FIFO, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được rủi ro hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.

Ưu điểm của phương pháp LIFO

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hàng tồn kho: Khi sử dụng phương pháp LIFO, doanh nghiệp sẽ xuất kho các mặt hàng có giá trị cao trước. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hàng tồn kho, đặc biệt là trong trường hợp giá cả của hàng hóa đang giảm.

5. Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh là một chiến lược quản lý kho hàng nhằm tối ưu hóa không gian kho và nâng cao hiệu quả hoạt động. Có nhiều cách để sắp xếp vị trí kho hàng thông minh, nhưng nhìn chung, các chiến lược này thường dựa trên các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc phân loại: Hàng hóa được phân loại theo các đặc điểm chung, chẳng hạn như kích thước, trọng lượng, tần suất xuất nhập kho, loại hàng hóa, v.v. Việc phân loại hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định vị trí của từng mặt hàng trong kho.

• Nguyên tắc lưu trữ: Hàng hóa được lưu trữ theo một trật tự nhất định, dựa trên các nguyên tắc phân loại. Việc lưu trữ hàng hóa theo trật tự giúp nhân viên kho hàng dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng hóa.

• Nguyên tắc tiếp cận: Hàng hóa được sắp xếp ở vị trí thuận tiện cho việc tiếp cận, lấy và xếp hàng. Việc đảm bảo khả năng tiếp cận hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí cho hoạt động kho bãi.

6. Gắn nhãn, mã vạch cho hàng

Việc ghi nhớ tên hàng, loại hàng thường rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Vậy nên khi dán các mã vạch cho từng mặt hàng, sau đó thiết lập một danh mục trên máy tính sẽ giúp cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý hàng hóa trong kho bằng mã vạch

Quản lý hàng hóa hiệu quả là một yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào việc quản lý hàng hóa để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Quản lý hàng hóa hiệu quả là một quá trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cải tiến và đổi mới không ngừng. Vì vậy doanh nghiệp hãy cân nhắc và lựa chọn cách quản lý hàng hóa hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé.